前の事務所・今の事務所のここが違う
2017.02.03 written by ぴろ
私は、関西と関東の２つの事務所でお仕事をさせていただいた経験があります。もちろん、弁護士会やお遣いに行く裁判所や官公庁も異なります。
事務所内で事務員としての仕事を行う中での違いは、朝のスタートから異なります。
まず、先生の出勤時間です。毎日朝早くから、つまり、事務員より早く来られる場合と事務員が事務所の鍵を開けて仕事を始めて１時間ほど後に出社される場合です。
そのため、一日の始まりに行う仕事も異なってきます。
具体的には、先生の一日のスケジュール管理です。
両者とも、ネット上のアプリを利用してスケジュールを事務所内の全員が共有できる点は共通しています。
しかし、あらかじめ先生が出社されている場合は、始業時刻になると、先生それぞれの一日のスケジュールを口頭で確認し、事務所に居ない時間とそうでない時間を把握し、お客様からの電話対応や当日のアポイント要請等に備えておきます。
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一方、後に出社される場合は、前日にメールで翌日のスケジュールを伝え、事務員のみでおおよそ先生が事務所に居ない時間を予測します。
そして、どちらの場合も、会議室や先生方の机の掃除や、お客様へのお茶出しの準備等を朝のうちに行っておきます。
また、事件の管理やファイリング方法も事務所個々の先生や長年勤めている先輩事務員の方々が様々な方法を試したうえで、先生の性格や仕事の進め方を考慮しつつベストな管理方法をパソコンや採用しているアプリの機能等と照らし合わせながら独自のルールをもって決めています。
前の事務所での事件管理やデータ作成方法等に慣れてしまい、新しい事務所で、戸惑うことや少し時間がかかってしまうことも多々ありました。
しかし、それは、はじめのうちは仕方がないことだと思います。長い期間、事務所に保存・保管される情報ですので、丁寧にそれぞれの事務所のやり方を習得していくことが大切です。
その他にも、細かいところを挙げれば違いは多々あります。やはり、所長の先生の性格や事件の処理方法の違いに影響されているのだと思うことがよくあります。
事務所独自のルールはたくさんあるとは思いますが、それぞれにどのような利点があって採用されているのか等も含めて教わることで、自分だけでは思いつかないような方法を知ることもできます。
一つ一つの仕事のやり方には、その意味があることを理解しつつ、それぞれの事務所で仕事を習得していくことは今後もきっと役立つことだと私は思います。
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